Mission d’audit et de conseil - AMO assurance
A partir d’un audit technique des contrats existants et des risques, ACAOP, assiste vos équipes dans la renégociation, selon les dispositions du Code de la Commande Publique (CCP), des marchés ou contrats d’assurance.
Notre intervention porte sur l’ensemble des risques encourus du fait de toutes vos compétences et activités, y compris les risques émergents.
Dans le cadre d’un groupement de commande ou d’un GHT elle portera sur les organismes identifiés comme entrant dans le cadre de la mission confiée à ACAOP.
1°- Une phase initiale d’audit et de diagnostic indispensable à la compréhension des enjeux :
- Inventaire et analyse de tous vos contrats existants (Contrats – Avenants – Quittances).
- Analyse approfondie de la sinistralité – calcul et vérification des provisions
- Examen avec vos différents services des risques à assurer de façon obligatoire ou facultative
- Vérification de la couverture des risques nouveaux et émergents (cyber risk – Atteintes à l’environnement etc.)
- Cartographie prospective des risques par rapport à vos propres spécificités techniques et juridiques
Rapport d’audit :
La clôture de cette phase est constatée par la production et la présentation physique d’un rapport d’analyse des risques détaillant :
- Au niveau des contrats : les forces et faiblesses de la couverture assurancielle
- Au niveau de la sinistralité : une analyse détaillée de la sinistralité
- Les préconisations du cabinet ACAOP pour le renouvellement des marchés d’assurance selon les dispositions du nouveau CCP :
- Définition de la stratégie de couverture des risques
- Choix des procédures de mise en concurrence dans le respect du CCP
- Définition des niveaux d’agrégation des marchés en fonction de l’homogénéité des risques et de la sinistralité et de l’impact d’une politique d’allotissement raisonnable.
- Établissement d’un rétro planning, actualisé en cours de procédure, pour une attribution des marchés à leur date d’échéance.
2°- Une phase d’assistance à la renégociation des contrats
Conseil sur le choix de la procédure de passation du marché public de services d’assurances compte tenu des règles de calcul des seuils.
Le choix de la procédure incombe à l’acheteur public.
Production des projets de documents administratifs :
- Avis public d’appel à concurrence AAPC
- Règlement de consultation
- Critères de sélection des assureurs et candidats notamment par rapport aux recommandations de l’ACPR (surtout dans la « phase candidature » d’une procédure avec négociation
- Clauses de détermination des différents critères de choix des offres :
- Valeur technique de l’offre
- Prix – Tarification
- Modalité de gestion des contrats et des sinistres
- Grille de notation des différents critères
- CCP (pour les marchés d’assurance on peut fondre dans un même document CCAP et CCTP)
- Le CCP comprendra toutes les dispositions contractuelles et constituera le futur contrat.
- Proposition de la définition des critères de notation des offres pour chacun des lots.
Élaboration des cahiers des charges
A partir des conclusions et préconisations résultant de la phase préalable d’audit et de diagnostic, rédaction en collaboration avec de vos services, des cahiers des charges de chaque contrat (lot) comportant :
- Les conditions de garanties (Conditions particulières – Conventions spéciales)
- Les montants de garanties et de franchises
- Les dossiers techniques de chaque lot comportant :
- Les éléments techniques d’analyse des risques
- La sinistralité détaillée et exploitable par tous les candidats dans le respect des obligations de l’article R 2111-2 du Code de la commande publique
- Les conventions de gestion permettant de mesurer objectivement les capacités et les prestations réelles des candidats et d’éviter des recours ou des contentieux.
Les cahiers des charges sont très complets et répondent à vos besoins réels en matière d’assurance en prévoyant notamment :
- Des garanties étendues dans la mesure du possible sous la forme « Tous risques sauf … »
- Toutes les clauses d’automaticité des garanties permettant une gestion fluide et sécurisée des contrats
- Des modalités de calcul d’indexation et de régularisation des primes simples et facilement contrôlables
Les expériences techniques et juridiques croisées de nos consultants sont les seuls gages, dans la situation nouvelle difficile du marché de l’assurance des organismes publics, d’une capacité à vous assister efficacement l dans cette phase de préparation des marchés d’assurance.
Assistance au cours de la procédure, suivi et réponses aux demandes de renseignements des candidats.
3°- Une phase d’analyse des offres :
Les dossiers de candidature et des offres nous sont transmis sur la plateforme dédiée « AGORAbyACAOP ».
Analyse et proposition de choix des candidatures par lots sous forme d’un rapport récapitulatif des candidatures.
Accompagnement pour les demandes d’éventuelles précisions ou de compléments sur les documents de candidature ou sur les offres des candidats conformément aux articles R 2144-2 et R 2152-2 du Code de la commande publique
Analyse technique des offres des candidats en fonction des critères de notation définis au règlement de consultation.
Établissement d’un rapport détaillé d’analyse des offres précisant la notation des différents critères pour chacun des candidats permettant un classement objectif des offres et déterminant pour chacun des lots, l’offre « économiquement la plus avantageuse » conformément aux articles R 2152-6 et R 2152-7 du Code de la commande publique°
En cas de procédure avec négociation, organisation et participation à la négociation.
- Participation aux éventuelles auditions des candidats.
- Production des comptes rendus d’audition.
Présentation du rapport d’analyse et de ses conclusions devant la CAO ou la commission compétente
En cas d’infructuosité d’un ou plusieurs lots, réalisation, en partenariat avec vos services, de la procédure de marché public négocié, sans honoraires supplémentaires. (Idem si « sans suite »)
4°- Une phase d’attribution des marchés et de mise en œuvre des garanties et des contrats :
Décision d’attribution des marchés par les autorités compétentes de la collectivité.
- Mise au point éventuelle des marchés (OUV 11).
- Production des modèles de lettres de rejet motivées (article L 2181-1 du CCP).
- Production des explications complémentaires en cas de demande des candidats.
- Production du modèle de notification du marché pour chacun des lots à l’assureur retenu.
- Production des éléments nécessaires à la rédaction du rapport de présentation (articles R 2184-1 à 2184-3 du CCP)
- Rédaction et production des modèles d’avis d’attributions à publier dans un délai de deux mois (jurisprudence Tarn-et-Garonne CE 4 avril 2014).
- Assistance technique et juridique en cas de recours amiable ou judiciaire d’un ou plusieurs candidats évincés sur la base de nos préconisations.
- Production des Notes de Couverture à faire signer par les assureurs et valant garantie en application de l’article L 112.2 du Code des Assurances.
- Vérification de la conformité intégrale (garantie, franchise et tarification) des contrats définitifs avec celles du marché et de l’acte d’engagement de l’assureur et aval sur leur signature.
- Production d’une « fiche contrat » pour chacun des contrats qui résumera pour les personnes en charge de la gestion de ces contrats les principales garanties conventions et clauses d’assurance ainsi que les montants des garanties et des franchises.
5°- Une phase d’assistance permanent (Voir onglet spécifique)
Pour chacune de ces phases, la disponibilité de nos consultants sera immédiate notamment pour participer à TOUTES LES REUNIONS que vous estimerez utiles à une réalisation parfaite de notre mission.